Entre les livres électroniques, les études de cas, les fiches techniques, les propositions et les contrats, vous envoyez probablement des pièces jointes aux e-mails quotidiennement, voire toutes les heures.
Cela signifie que vous utilisez peut-être l'expression courante "veuillez trouver ci-joint". D'autres variantes incluent "ci-joint, veuillez trouver", "veuillez trouver le fichier joint", "veuillez trouver le fichier joint pour votre référence" et "ci-joint, veuillez trouver".
Mais l'expression tombe en désuétude. Ci-dessous, nous couvrirons les meilleures alternatives "veuillez trouver ci-joint".
Pourquoi "Veuillez trouver ci-joint" ne fonctionne plus
Devriez-vous utiliser "Veuillez trouver ci-joint" ?
Non. Premièrement, cela semble étouffant et trop formel. Vous voulez adopter un ton conversationnel et naturel avec votre prospect, et non écrire comme un avocat du XIXe siècle. Deuxièmement, cette phrase est inutile. Votre pièce jointe apparaîtra dans l'e-mail, il n'est donc pas nécessaire d'annoncer son existence à moins que votre e-mail n'y fasse déjà référence.
Troisièmement, c'est une "demande" qui n'est pas facultative. Comme "merci d'avance", cela peut hérisser les prospects.
Voici un exemple d'e-mail contenant la phrase :
Salut Amala,
Ce fut un plaisir de vous rencontrer, vous et l'équipe, aujourd'hui. J'ai aimé apprendre à connaître tout le monde et j'ai hâte de mettre BELOVED en tête des SERPs.
Veuillez trouver ci-joint le détail des coûts de votre investissement annuel. Êtes-vous disponible la semaine prochaine pour un appel d'enregistrement de dix minutes ?
Meilleur,
Fara
Dans cet exemple, la phrase "veuillez trouver en pièce jointe" aliène immédiatement le destinataire et rompt avec le ton amical de l'e-mail. Elle est également redondante - si la ventilation des coûts est jointe, le destinataire la trouvera.
Une alternative populaire à "Veuillez trouver ci-joint" est "Veuillez trouver ci-joint". Mais est-ce vraiment mieux ?
Veuillez trouver ci-joint ou veuillez trouver ci-joint
Devriez-vous utiliser « veuillez trouver ci-joint » ou « veuillez trouver ci-joint » ? La réponse est ni l'un ni l'autre.
« Veuillez trouver ci-joint » est exactement la même chose que « Veuillez trouver ci-joint ». La seule différence est le dernier mot. Certains auteurs pourraient souligner que rien ne peut être "joint" dans un e-mail, car un e-mail n'est pas une enveloppe. Ainsi, le terme correct serait "joint". Mais cette distinction est mineure, et la vérité est que les deux peuvent être utilisées dans un contexte numérique.
Si vous préférez le terme « inclus » à « attaché », vous pouvez toujours l'utiliser. Mais nous suggérons d'utiliser les alternatives ci-dessous avec le mot « joint » au lieu de « attaché ».
Alternatives à Veuillez trouver ci-joint
- Joindre le fichier sans explication.
- Voici...
- J'ai joint...
- Ce [X] a …
- Je partage [X] avec vous.
- Vous trouverez la pièce jointe ci-dessous.
- Faites-moi savoir si vous avez des questions sur la pièce jointe.
- Le document demandé est joint à cet e-mail.
- Les informations pertinentes sont dans le fichier joint.
- Le [X] ci-joint comprend…
- Lorsque vous examinez le [X] ci-joint, vous verrez...
- Veuillez consulter le [X] ci-joint pour plus de détails…
- Jetez un œil au [X] ci-joint.
- Ci-joint ce mail.
- J'ai lié [X].
- Pour référence, j'ai joint…
- Veuillez consulter le document ci-joint…
- ...ajouté [ressource] à cet e-mail.
- Le document ci-joint montre...
- Ci-joint…
Option 1 : joignez le fichier sans explication.
Si le seul but de votre e-mail est d'envoyer une pièce jointe, coupez entièrement la phrase.
Exemple:
Salut Marley,
J'ai presque doublé mon taux de conversion des appels de connexion ce mois-ci. Je suis encore un peu tremblant sur les démos; je prévois de faire une préparation supplémentaire pour mes prochains. Au plaisir de discuter avec vous.
-Jackie
Option 2 : "Voici"
Vous pouvez également opter pour "voici [titre de la pièce jointe]". Court et doux.
Exemple:
Salut Saleh,
Ravi de vous avoir parlé aujourd'hui et d'en savoir plus sur les plans de Kensington pour se développer sur le marché français. Voici les informations sur les prix que vous avez demandées.
Faites-moi savoir si vous avez des questions avant notre appel de demain.
-Jackie
Option 3 : "J'ai joint"
Ceci est une autre alternative simple, sans jargon.
Exemple:
Bonjour Karim,
Félicitations pour la promotion ! J'ai travaillé avec de nombreux directeurs People Ops (y compris LiveHire et 25/8) et je sais que l'une de vos premières priorités est souvent d'augmenter la participation aux enquêtes auprès des employés. J'ai joint un ebook avec quelques stratégies utiles - la page 32 en particulier a de bonnes idées.
J'adorerais discuter de la façon dont vous pourriez les appliquer à Granted ; si vous êtes ouvert à cela, voici un lien vers mon calendrier : [Lien vers l'outil Réunions.]
Acclamations,
Jacky
Option 4 : "Ce [X] a…"
Vous pouvez également décrire le contenu de la pièce jointe, par exemple : "Cette étude de cas inclut…" ou "Cette étude de cas explique…"
Exemple:
George,
J'espère que votre voyage s'est bien passé et que vous avez passé beaucoup de temps à la plage. Ce rapport montre l'impact d'une formation commerciale efficace sur l'atteinte des quotas ; pourrait être utile de montrer à votre patron s'il recherche un retour sur investissement potentiel.
Meilleur,
Jacky
Option 5 : "Je partage [X] avec vous."
Cette déclaration vous place subtilement, vous et votre prospect, dans la même équipe, ce qui rend votre relation plus collaborative.
Exemple:
Liz,
J'ai creusé un peu et j'ai trouvé les réponses à vos questions. Je partage avec vous un PDF qui répertorie nos politiques de revente. Faites-moi savoir si vous avez des questions complémentaires.
Meilleur,
Jacky
Option 6 : "Vous trouverez la pièce jointe ci-dessous."
Vous ne voulez jamais qu'une pièce jointe passe inaperçue. Cela garantit que votre prospect est au courant des informations que vous avez jointes, mais garde le ton conversationnel et léger.
Exemple:
Hélène,
Merci de m'en dire un peu plus sur les objectifs et les défis d'ABC cette année. Vous trouverez ci-dessous la proposition dont nous avons parlé.
Meilleur,
Jacky
Option 7 : "N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions sur la pièce jointe."
C'est une autre façon subtile de communiquer une pièce jointe tout en faisant savoir à votre prospect que votre porte est ouverte et que vous êtes disponible pour des questions.
Exemple:
Nésima,
Voici les livres blancs dont nous avons parlé ce matin. N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions sur les pièces jointes.
Meilleur,
Jacky
Option 8 : "Le document demandé est joint à cet e-mail."
Lors de l'envoi d'un document qui a été spécifiquement demandé, assurez-vous que votre prospect sait que les informations qu'il a demandées se trouvent dans la pièce jointe.
Exemple:
Michèle,
Merci pour votre temps cet après-midi. Le rapport que vous avez demandé est joint à cet e-mail.
Meilleur,
Jacky
Option 9 : "Les informations pertinentes sont jointes."
Si le document joint développe le sujet de l'e-mail, signalez-le afin que le lecteur sache qu'il doit se référer au document pour plus d'informations.
Exemple:
Jason,
Nous nous réjouissons de vous compter parmi nous à la conférence. Tous les détails de l'événement sont décrits dans le document ci-joint.
Sincèrement,
Jacky
Option 10 : "Le [X] ci-joint inclut..."
Pour les documents plus longs ou plus complets, vous pouvez inclure un bref résumé de ce que le prospect peut s'attendre à voir lorsqu'il l'ouvre.
Exemple:
Salut Lily,
Le catalogue ci-joint comprend les nouveaux produits lancés cette année. S'il vous plaît laissez-moi savoir vos sélections afin que nous puissions continuer.
Meilleur,
Jacky
Option 11 : "Lorsque vous examinerez le [X] ci-joint, vous verrez..."
Cette déclaration demande au destinataire d'examiner le document joint et décrit ce que le document implique.
Exemple:
Salut Erin,
Merci pour vos questions perspicaces lors de la réunion d'aujourd'hui ! Lorsque vous examinez la feuille de calcul ci-jointe, vous verrez une ventilation complète des mesures que nous avons couvertes. S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez des questions.
Meilleur,
Jacky
Option 12 : "Veuillez consulter le [X] ci-joint pour plus de détails..."
Cela vous aide à indiquer clairement ce qu'est le document joint et les détails pertinents qu'il contient pour votre prospect.
Exemple:
Salut Cléo,
Merci d'avoir participé à notre enregistrement mensuel. Veuillez consulter la présentation ci-jointe pour plus de détails sur les performances du mois dernier.
Meilleur,
Jacky
Option 13 : "Regardez le [X] ci-joint"
Utilisez cette déclaration lorsque vous avez un document sur lequel vous avez besoin des commentaires du destinataire.
Exemple:
Salut Eckart,
Notre équipe développe notre prochain catalogue et aimerait avoir votre avis sur le design que vous préférez.
Veuillez jeter un coup d'œil aux exemples ci-joints et faites-moi savoir lequel vous semble le meilleur avant 17h00 PST le 6 novembre.
Meilleur,
Jacky
Option 14 : "Ci-joint cet e-mail..."
Si vous envoyez un e-mail au ton plus formel, cette phrase est une bonne option. Parce qu'il est plus formel et qu'il peut ne pas tenir dans des conversations plus informelles, nous vous recommandons de l'utiliser avec parcimonie.
Exemple:
Chère Zoey,
Merci pour le temps accordé à l'interview d'aujourd'hui. J'ai apprécié vos questions réfléchies et je suis honoré d'être candidat au poste de directeur des ventes. Ci-joint ce courriel sont mes références professionnelles.
Meilleur,
Jacky
Synonymes de "attaché"
Besoin de plus d'alternatives ? Changez-le avec des synonymes "attachés".
Option 15 : "J'ai créé un lien"
Que vous fassiez un lien vers des pages de site ou des téléchargements de contenu, faites savoir à votre prospect qu'il doit rechercher un lien, afin qu'il ne manque pas les précieuses informations que vous avez incluses.
Exemple:
Salut Adam,
Je fais suite à notre conversation d'hier. J'ai lié notre page de tarification ici [insérer le lien] - faites-moi savoir si vous avez des questions.
Merci,
Jacky
Option 16 : "Pour référence, j'ai ajouté …"
Utilisez-le pour une première introduction. Si le prospect a téléchargé un élément de contenu à partir de votre site, faites-lui savoir que vous l'avez remarqué et fournissez-lui des ressources supplémentaires dans votre e-mail d'introduction .
Exemple:
Salut Bailey,
Merci d'avoir téléchargé "10 idées de piratage de croissance à essayer". J'ai aidé de nombreuses petites entreprises comme Danielson Design à transformer leurs initiatives marketing en campagnes lucratives. Pour référence, j'ai joint l'étude de cas d'un client ci-dessous. Ensemble, nous avons augmenté leur clientèle de 30 % en six mois.
Si vous souhaitez mettre en œuvre certaines de ces stratégies, j'aimerais en partager davantage. Voici un lien vers mon calendrier : [Insérer le lien du calendrier].
Tous mes vœux,
Jacky
Option 17 : « Veuillez consulter le document ci-joint… »
C'est un peu formel, mais c'est utile lorsque vous joignez des documents importants qui nécessitent une action.
Exemple:
Salut Sarah,
Je suis ravi de continuer à travailler avec vous pour révolutionner l'efficacité des entrepôts de Quinn Industries. Veuillez consulter le contrat ci-joint et faites-moi savoir si vous et votre équipe avez des questions.
Merci,
Jacky
Option 18 : " … a ajouté [ressource] à cet e-mail."
Si vous avez terminé un appel ou une réunion avec un prospect, envoyez-lui un e-mail récapitulatif et incluez des notes sur ce qui a été discuté. Il maintient la conversation au sommet de l'esprit de votre prospect et renforce les points clés et les plats à emporter.
Exemple:
Salut Adam,
Merci pour votre temps aujourd'hui. J'ai ajouté des notes de notre appel à cet e-mail, ainsi que des points clés à retenir et des éléments d'action. Contactez-nous pour toute question avant notre prochaine réunion le mardi 16 octobre à 14h00.
-Jackie
Option 19 : "Le [X] ci-joint indique..."
Si vous utilisez un document pour réitérer un point ou une idée, mentionner le fichier joint gardera votre lecteur concentré sur l'essentiel.
Exemple:
Bonjour Candice,
J'ai hâte de poursuivre notre partenariat. La proposition ci-jointe montre les livrables que nous aimerions offrir pour aller de l'avant. Voici un lien vers mon calendrier [insérer le lien du calendrier] — planifiez une réunion dès que possible pour discuter des prochaines étapes.
Sincèrement,
Jacky
Option 20 : "Ci-joint est..."
Il s'agit d'un moyen simple d'indiquer qu'un document requiert l'attention du lecteur sans dire "ci-joint".
Exemple:
Salut Sacha,
Merci d'avoir participé à notre enquête auprès des utilisateurs finaux. Vos commentaires sont très appréciés. Vous trouverez ci-joint un gage de notre appréciation pour avoir fourni vos pensées.
Sincèrement,
Jacky
Ces alternatives "veuillez trouver en pièce jointe" rendront vos e-mails moins rigides et moins rigides. Petits mots, grand impact.
Comment rédiger un e-mail avec une pièce jointe
Maintenant que vous avez les meilleures phrases alternatives à "veuillez trouver en pièce jointe", il est temps de composer votre propre e-mail en pièce jointe. Voici huit conseils pour vous aider à rédiger des e-mails en pièce jointe qui seront ouverts et lus.
"Astuces pour rédiger un e-mail", "Récupérez vos fichiers.", "Vérifiez vos destinataires).", "Rédigez un message clair objet.", "Ouvrez avec une référence à votre dernière communication. ", "Gardez le corps court et simple.", "Utilisez votre alternative "veuillez trouver ci-joint".", "Incluez un appel à l'action.", "Révisez votre e-mail avant de l'envoyer."
1. Rassemblez vos fichiers.
Avant même d'écrire un seul mot de votre e-mail, créez ou collectez les fichiers que vous souhaitez envoyer. Dans certaines situations, le fichier peut être simple, comme une ressource PDF que vous envoyez à tous les prospects ou une feuille de prix.
Si vous envoyez plusieurs fichiers, compressez-les ou fusionnez-les. Vous voudrez également modifier les noms de fichiers et envoyer le même type de fichier chaque fois que possible. Aucun prospect ne veut passer par quatre dossiers comme celui-ci.
Assurez-vous que tous les noms sont clairs et faciles à lire, afin que le destinataire sache ce qu'il reçoit. Limitez la variation des types de fichiers - envoyez deux types au maximum (un fichier PDF et Excel, par exemple. Ou une image JPG et un document Word). De cette façon, votre destinataire n'a pas besoin d'ouvrir plus de deux applications pour voir les fichiers.
Regardez la différence.
2. Vérifiez votre ou vos destinataires.
Qui reçoit cet e-mail ? Vous devez connaître votre public avant de commencer à composer votre message. Cela vous permet de trouver le bon ton et d'inclure les bonnes informations.
Par exemple, si vous envoyez un ensemble mis à jour de politiques RH à l'ensemble de l'entreprise, votre liste de destinataires sera importante et votre ton pourra être amical et terre-à-terre.
Si vous rédigez un e-mail destiné aux cadres de la suite C, vous voudrez probablement adopter un ton plus formel.
Il vaut également la peine de revérifier toutes les adresses e-mail des destinataires pour vous assurer que vous n'avez omis personne de la liste ou inclus quelqu'un qui ne devrait pas avoir accès à la pièce jointe.
3. Composez une ligne d'objet claire.
Il est maintenant temps d'écrire votre ligne d'objet. La ligne d'objet déterminera si votre prospect ou destinataire ouvrira l'e-mail.
Lorsque vous incluez une pièce jointe, vous voudrez faire allusion à ce que le destinataire trouvera une fois qu'il ouvrira l'e-mail. Voici quelques exemples.
Voici de mauvais exemples de lignes d'objet pour les e-mails en pièce jointe.
Bien que ces lignes d'objet ne soient pas intrinsèquement mauvaises, elles ne sont pas appropriées pour un e-mail avec une pièce jointe.
4. Ouvrir avec une référence à votre dernière communication
Si vous envoyez une pièce jointe, votre destinataire l'a probablement demandée lors d'une conversation précédente, que ce soit en personne, par téléphone ou dans un autre e-mail.
Il est utile d'y faire référence dans votre première ligne, surtout si vous et le destinataire n'êtes pas des collègues ou si vous n'êtes pas proches. Par exemple, vous pourriez écrire :
- "Merci d'avoir bavardé avec moi aujourd'hui."
- "J'ai apprécié de connaître l'équipe de Gallant Warehouse hier."
- "Merci pour votre soumission de formulaire en ligne - votre ebook est prêt à être téléchargé."
Si vous répondez à un autre e-mail avec la pièce jointe, vous pouvez éventuellement vous passer de cette étape. Vous pouvez également ignorer les formalités si vous envoyez quelque chose de rapide et informel à un collègue.
Voici un exemple.
5. Gardez le corps court et simple.
Personne n'aime les longs e-mails. Plus vous incluez de contenu, moins les lecteurs ont de chances d'atteindre le bas de votre e-mail, même s'ils ont remarqué le symbole du trombone qui indique une pièce jointe.
La leçon? Il vaut la peine de garder le corps de votre e-mail court, simple et précis.
Alors, au lieu de dire ceci :
6. Utilisez votre alternative "veuillez trouver ci-joint".
Après avoir brièvement décrit où vous et le destinataire vous êtes engagés, il est temps de leur faire savoir qu'ils trouveront le document que vous leur avez promis.
Dans votre phrase "veuillez trouver ci-joint", vous décrirez le contenu du document. Voici quelques exemples :
- "Voici le rapport financier trimestriel avec une ventilation hebdomadaire."
- "J'ai joint le contrat de travail, où vous verrez votre salaire, vos avantages et vos avantages."
- "Regardez les photos de mariage ci-dessous."
7. Inclure un appel à l'action.
Fermez toujours votre e-mail avec un appel à l'action. Vous voulez que le destinataire reparte non seulement avec un document, mais avec une raison de continuer à s'engager avec vous.
Voici quelques exemples:
- "Après avoir jeté un coup d'œil au document, j'aimerais discuter. N'hésitez pas à réserver du temps sur mon calendrier : [lien de planification de la réunion]."
- "Si vous avez des commentaires ou des suggestions sur le script ci-joint, veuillez les déposer dans Google Docs."
- "J'aimerais entendre ce que vous en pensez. Y a-t-il quelque chose que vous aimeriez réviser?"
- « Après avoir examiné le contrat, j'aimerais vous enregistrer. Êtes-vous disponible le vendredi 16 janvier pour un appel de suivi ? »
Avec un CTA, vous vous assurerez que le document n'est pas simplement "traînant", mais qu'il est mis en œuvre.
8. Vérifiez votre e-mail avant de l'envoyer.
Enfin, assurez-vous de revérifier les documents pour les erreurs. Si vous utilisez un modèle d'e-mail pour accélérer le processus, assurez-vous de supprimer tous les espaces réservés génériques pour les noms d'entreprise ou les titres du personnel et de les remplacer par des détails.
Ensuite, effectuez une vérification orthographique et grammaticale pour vous assurer que vous ne manquez rien d'évident.
Enfin, lisez l'e-mail à haute voix pour vous-même. Compte tenu du grand nombre d'e-mails écrits et reçus, il est facile de penser que vous avez écrit une chose alors qu'en réalité vous avez écrit autre chose. Lire votre message à haute voix peut vous aider à repérer les erreurs potentielles et vous éviter une gêne potentielle.
La phrase "Veuillez trouver ci-joint" est sortie
"Veuillez trouver ci-joint" est une expression obsolète et maladroite. Avec les alternatives que nous avons partagées ci-dessus, vous rédigerez des e-mails de pièces jointes beaucoup plus concis et obtiendrez plus de réponses de la part des prospects.
Aucun commentaire:
Enregistrer un commentaire